Kontinuitet
Konsekvensanalysen (eng Business Impact Analysis) ska ge en vägledning om vilka de kritiska processerna är i företaget och behöver upprätthållas vid en kris. Analysen visar hur allvarlig konsekvensen skulle bli vid en verksamhetsstörning eller vid ett avbrott. Konsekvenserna kan variera beroende på vilken typ av process som är påverkad, exempel på konsekvenser är förlorade kunder, skadat varumärke eller ökade kostnader. Om man verkar i en reglerad bransch, kan också störningar i myndighetsrapportering ge konsekvenser som bristande regelefterlevnad och böter.
Analysen visar vilka processer som bör prioriteras vid en kris. Prioriteringen bör kommuniceras i ledningen och med berörda personer. När väl en kris uppstår ska det vara tydligt vilka processer som ska prioriteras först och analysen bör uppdateras minst årligen.
Få hjälp med metodbeskrivningar, mallar och utbildningsmaterial
konsekvens analys
kontinuitets planer
Kontinuitetsplanerna ska beskriva hur de kritiska processerna (identifierade i konsekvensanalysen) ska upprätthållas vid en kris. Planerna ska beskriva hur rutiner ska upprätthållas vid tex systemavbrott, personalbrist eller om lokalerna blir otillgängliga. Det är viktigt att vara så konkret som möjligt, som tex adress till reservlokaler eller namnge utsedda personer som agerar som backup.
För större processer kan det vara bra att utse en kontinuitetsgrupp i förväg, som hanterar all kommunikation, dokumentation och det praktiska för att få de nya rutinerna på plats. Det bör också vara tydligt vem som har mandat att besluta i kritiska frågor.
Planerna bör ses över årligen och testas regelbundet. Det är viktigt att involvera samtliga berörda, för att identifiera oklarheter och öva på krishantering. Det är även viktigt att testa att backup hantering i system fungerar som tänkt och att datan enkelt kan återställas.
Få hjälp med metodbeskrivningar, mallar och utbildningsmaterial
En kris kan uppstå både på grund av interna störningar, men också på grund av externa faktorer. Det är viktigt att etablera ett kristeam, ofta bestående av ett antal personer högt upp i organisationen med tillräckliga mandat för att ta snabba beslut. Det ska vara tydligt vem som ansvarar för vad inom teamet, såsom kommunikation internt, kommunikation externt, koordinering och dokumentation. Beroende på vad krisen avser, så bör också experter på området ingå i grupperingen.
Grupperingen bör öva regelbundet med olika typer av scenarios för att säkerställa en professionell hantering vid en kris
Få hjälp med rådgivning